Checklist 10 mục trước khi thuê làm website: tránh sai lầm đắt tiền

Sai lầm đắt tiền nhất khi thuê làm website hiếm khi là trả đắt. Nó thường là: website chạy được, nhưng tên miền đứng tên người khác, bạn không có tài khoản hosting, không có mã nguồn, và người làm thì đã ngừng trả lời tin nhắn.

Lúc đó bạn không sửa được gì, cũng không mang đi nơi khác được. Cách duy nhất là làm lại từ đầu — trả tiền lần thứ hai cho đúng một thứ.

Phần lớn những tình huống đó tránh được bằng mười câu hỏi đặt ra trước khi ký, khi bạn còn quyền thương lượng. Bài này là danh sách mười câu hỏi đó, cùng gợi ý câu trả lời tốt trông như thế nào.

Đây là bài cuối trong loạt "Chuyển đổi số cho SME: Bắt đầu từ website". Bốn bài trước nói về vì sao và bao nhiêu tiền; bài này nói về đặt hàng thế nào cho đúng.

Nhóm 1 — Hai việc làm trước khi gọi báo giá

1. Website này phải làm được việc gì, đo bằng cái gì?

"Làm cho công ty một cái website" không phải yêu cầu. Nó là mong muốn. Đơn vị nhận việc sẽ tự diễn giải, và bạn không có căn cứ để nói sản phẩm giao ra là đúng hay sai.

Yêu cầu nghe như thế này: khách tìm tên công ty trên Google phải thấy trang chủ và trang dịch vụ; khách xem trên điện thoại phải bấm gọi được trong một chạm; nhân viên tự đăng bài tuyển dụng mà không cần gọi kỹ thuật.

Viết ba đến năm câu như vậy trước khi hỏi giá. Chúng vừa là đề bài, vừa là tiêu chí nghiệm thu về sau. Nếu bạn còn phân vân website mang lại gì, chi phí thực sự khi không có website là chỗ nên đọc trước.

2. Ai chuẩn bị nội dung, và bao giờ xong?

Đây là nguyên nhân làm chậm dự án phổ biến nhất, và gần như luôn bị bỏ qua trong hợp đồng. Giao diện xong trong hai tuần, rồi dự án nằm im ba tháng vì chưa ai gửi ảnh sản phẩm và bài giới thiệu công ty.

Chốt rõ ngay từ đầu: ai viết nội dung, ai chụp ảnh, ai duyệt, hạn cuối là ngày nào. Nếu bên làm website nhận luôn phần nội dung, đó là một hạng mục có giá riêng — hãy để nó hiện ra trong báo giá thay vì hiểu ngầm.

Nhóm 2 — Ba thứ bạn phải sở hữu, không phải "được dùng"

Một website có ba tài sản tách rời nhau: tên miền, nơi lưu trữ (hosting), và mã nguồn. Bạn có thể mất bất kỳ cái nào mà website vẫn đang chạy bình thường — nên rất khó phát hiện cho tới ngày cần đến.

3. Tên miền đứng tên ai?

Với tên miền ".vn", người có quyền là chủ thể đăng ký ghi trong hồ sơ tại Nhà đăng ký, không phải người trả tiền và cũng không phải người đang cầm mật khẩu. VNNIC nói rõ Nhà đăng ký chỉ là đơn vị trung gian tiếp nhận và xử lý thủ tục.

Nếu bên làm website đăng ký tên miền dưới tên họ cho nhanh, sau này muốn chuyển về tên bạn thì đó là thủ tục chuyển đổi chủ thể đăng ký — có hồ sơ, biểu mẫu và trình tự riêng theo Nghị định 115/2025/NĐ-CP, và cần bên kia hợp tác ký giấy. Họ không hợp tác thì bạn kẹt.

Cần làm: tên miền đăng ký thẳng dưới tên doanh nghiệp bạn ngay từ đầu, và bạn giữ tài khoản quản lý tại Nhà đăng ký. Đây là mục dễ bỏ qua nhất và cũng đắt nhất khi hỏng.

4. Bạn có tài khoản gốc của hosting không?

Không phải tài khoản đăng bài. Tài khoản quản trị nơi lưu trữ website — chỗ tải được toàn bộ dữ liệu về, đổi được nhà cung cấp, và mở được quyền cho người khác.

Hỏi thẳng: nếu tôi muốn chuyển website sang nhà cung cấp khác vào tháng sau, tôi cần gì và mất bao lâu? Câu trả lời tốt là một quy trình cụ thể. Câu trả lời né tránh cũng là một câu trả lời.

5. Mã nguồn, và bản quyền những thứ nằm trong đó

Hợp đồng nên ghi rõ bạn nhận được gì khi kết thúc: toàn bộ mã nguồn, cơ sở dữ liệu, và quyền sử dụng chúng không giới hạn thời gian.

Đồng thời hỏi về các thành phần mua ngoài — giao diện, plugin, kho ảnh. Chúng thường là giấy phép thuê bao theo năm, và giấy phép đó có thể đang đứng tên đơn vị làm website. Khi họ ngừng gia hạn, trang của bạn mất tính năng hoặc mất bản cập nhật bảo mật. Hãy ghi rõ giấy phép đứng tên ai, hết hạn khi nào, gia hạn bao nhiêu.

Lưu ý một trường hợp hợp lệ: mô hình thuê bao trọn gói (bạn trả phí hằng tháng và nhà cung cấp vận hành hộ, gồm cả nền tảng của họ) thì mã nguồn không thuộc về bạn — đó là điều kiện sòng phẳng của mô hình đó, miễn là được nói rõ từ đầu và tên miền cùng dữ liệu của bạn vẫn mang đi được. Điều không chấp nhận được là bạn tưởng mình mua đứt, hoá ra chỉ đang thuê.

Nhóm 3 — Báo giá và hợp đồng

6. Báo giá có bóc tách từng hạng mục và các khoản định kỳ không?

Một con số tổng không so sánh được với ai và không kiểm tra được cái gì. Báo giá dùng được sẽ tách ít nhất: thiết kế giao diện, lập trình, nội dung, tên miền, hosting, chứng chỉ bảo mật, và phí duy trì từ năm thứ hai.

Chú ý riêng phần năm thứ hai trở đi. Rất nhiều báo giá đẹp ở năm đầu vì phí duy trì được gộp im lặng vào đó, rồi năm sau mới xuất hiện thành một khoản bạn không dự trù. Hỏi thẳng: tổng chi phí năm thứ hai là bao nhiêu, gồm những gì?

Nếu bạn muốn hiểu từng khoản đang trả cho cái gì, bảng giá thực tế cho SME Việt Nam 2026 bóc tách chi tiết hơn bài này, và trang bảng giá của Kiến Web mô tả cách tính chi phí theo mô hình vận hành.

7. Hợp đồng có ghi đủ phạm vi, mốc nghiệm thu và điều khoản chấm dứt không?

Bốn điều cần có trong văn bản, không phải trong tin nhắn Zalo:

• Phạm vi: danh sách trang và tính năng cụ thể, kèm cái gì không bao gồm.
• Mốc và tiến độ: từng giai đoạn, ngày giao, điều kiện nghiệm thu.
• Số vòng chỉnh sửa: bao nhiêu vòng nằm trong giá, vòng thứ n tính phí thế nào. Không ghi thì hoặc bạn ngại xin sửa, hoặc bên kia đuối.
• Chấm dứt và bàn giao: nếu hai bên dừng giữa chừng hoặc hết hợp đồng, bạn nhận lại những gì, trong bao nhiêu ngày.

Điều khoản bàn giao là thứ ít ai đọc lúc vui vẻ và là thứ duy nhất có giá trị lúc không vui vẻ.

Nhóm 4 — Nghiệm thu và sau bàn giao

8. Nghiệm thu bằng tiêu chí đo được, không bằng cảm nhận

"Nhìn đẹp" không nghiệm thu được. Ba nhóm tiêu chí có thể đo:

• Điện thoại trước: mở trên điện thoại thật, chữ đọc được không cần phóng to, nút bấm trúng, không phải kéo ngang.
• Tốc độ: dùng PageSpeed Insights của Google để đo bộ chỉ số Core Web Vitals. Ngưỡng "tốt" hiện nay là LCP dưới 2,5 giây, INP dưới 200 mili giây, CLS dưới 0,1. Đưa thẳng ba con số này vào hợp đồng làm điều kiện nghiệm thu trang chủ. Vì sao chỉ số này đáng quan tâm, bài về tốc độ và SEO giải thích kỹ hơn.
• Cơ bản phải có: chứng chỉ HTTPS (ổ khoá trên thanh địa chỉ), trang hiển thị đúng khi tìm tên công ty trên Google, form liên hệ gửi về đúng hộp thư của bạn — hãy tự gửi thử một lần.

9. Hai nghĩa vụ pháp lý thường bị quên

Nếu website có chức năng đặt hàng trực tuyến, bạn phải thông báo với Bộ Công Thương qua cổng online.gov.vn. Không thông báo bị phạt 10–20 triệu đồng với cá nhân và 20–40 triệu đồng với tổ chức, theo điểm a khoản 3 Điều 62 Nghị định 98/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP). Website chỉ giới thiệu, không có chức năng đặt hàng, thì không thuộc diện này.

Nếu website thu thập thông tin cá nhân — form liên hệ, đăng ký nhận tin, đặt lịch — thì Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 đã có hiệu lực từ 01/01/2026, cùng Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành. Thực tế với một website SME nghĩa là: có chính sách bảo mật hiển thị được, xin đồng ý rõ ràng khi thu thập dữ liệu, và không thu nhiều hơn mức cần thiết.

Hỏi bên làm website: hai việc này ai làm, có nằm trong giá không? Đây là câu hỏi phân loại khá tốt.

10. Sau ngày bàn giao, ai lo website?

Website không phải đồ vật giao xong là xong. Nó cần sao lưu, cập nhật bảo mật, gia hạn tên miền và hosting, và một người để gọi khi trang không vào được.

Chốt bốn điều: ai sao lưu và bao lâu một lần (sao lưu tự động là mức tối thiểu), ai cập nhật bảo mật (checklist bảo mật cơ bản cho biết cần những gì), thời gian phản hồi cam kết khi có sự cố, và chi phí bảo trì mỗi năm.

Nếu câu trả lời là "có gì anh cứ nhắn em", hãy hiểu đó là không có ai chịu trách nhiệm. Không sao — miễn là bạn biết và chủ động thuê chỗ khác lo phần vận hành.

Bảng tóm tắt: hỏi gì, câu trả lời tốt trông thế nào

Ba dấu hiệu nên dừng lại cân nhắc

Không phải dấu hiệu nào cũng là lừa đảo. Nhưng cả ba đều đáng hỏi lại cho rõ trước khi chuyển tiền:

• Không chịu viết hợp đồng, chỉ trao đổi qua tin nhắn. Nhanh lúc đầu, không có gì để dựa vào lúc sau.
• Né câu hỏi về tên miền và mã nguồn, hoặc trả lời vòng vo kiểu "cái đó bên em lo hết". Lo hết nghĩa là giữ hết.
• Cam kết thứ không ai cam kết được, ví dụ "top 1 Google trong một tháng". Thứ hạng tìm kiếm do Google quyết định, không ai bán được nó.

Bắt đầu từ đâu

Bạn không cần thành chuyên gia kỹ thuật. Bạn cần mười câu hỏi trên, hỏi cùng một bộ với hai hoặc ba đơn vị, rồi so sánh câu trả lời. Chênh lệch giữa các câu trả lời sẽ nói cho bạn nhiều hơn chênh lệch giữa các con số báo giá.

Nếu bạn còn đang phân vân giữa dùng một mẫu sẵn có và đặt thiết kế riêng, trang so sánh hai giải pháp của Kiến Web mô tả cụ thể cái nào phù hợp với tình huống nào. Còn nếu muốn xem trước mình sẽ nhận được gì, các mẫu sẵn có đang mở để xem thử trực tiếp.

Với cả hai hướng, hãy giữ nguyên tắc ở mục 3 đến mục 5: tên miền, dữ liệu và quyền mang đi phải là của bạn — kể cả khi việc vận hành do người khác lo.